POLITIQUE SUR LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Partenariat canadien pour l’accès aux études postsecondaires (PCAEPS) est un réseau pancanadien de YMCA Canada, d’écoles secondaires, d’établissements postsecondaires, de groupes communautaires, d’employeurs et d’autres partenaires dont la mission est d’aider tous les Canadiens qui le désirent à acquérir une formation postsecondaire.

Nous savons tous à quel point il est important de protéger les renseignements personnels. Le PCAEPS s’engagent à assurer l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu’ils obtiennent, utilisent et divulguent conformément aux lois applicables. La présente politique de confidentialité (ci-après la politique de confidentialité) constitue un énoncé officiel des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels des utilisateurs du site, de nos fournisseurs de services et d’autres particuliers (ci-après vous).

1. Qui sommes-nous ?
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
3. Pourquoi recueillons-nous ces renseignements personnels?
4. Personnes à qui nous communiquons vos renseignements personnels
5. Contrôle des renseignements personnels
6. Stockage de vos renseignements personnels
7. Comment accéder à vos renseignements personnels
8. Protection de vos renseignements personnels
9. Protection de la confidentialité et nos sites Internet

Quels renseignements personnels recueillons-nous?
La définition de « renseignements personnels » que donne la législation canadienne en matière de protection de la confidentialité englobe de façon générale les renseignements concernant un « particulier identifiable » ou les renseignements qui permettent de l’identifier. Les renseignements personnels que nous pouvons recueillir de temps à autre sont les suivants : nom, adresse, coordonnées, nom de l’établissement scolaire, domaine d’études et niveau d’instruction, information relative aux antécédents et au curriculum vitæ, information financière. 

Pourquoi recueillons-nous ces renseignements personnels?

• Pour fournir à chacun des visiteurs des centres de services l’information la plus pertinente afin de l’aider à améliorer ses chances d’accéder aux études postsecondaires.
• Pour effectuer des recherches en lien avec, notamment sur les obstacles à l’accès à l’éducation postsecondaire, sur les groupes visés par nos services et sur l’efficacité de ceux-ci.
• Pour vous transmettre des renseignements sur le PCAEPS, sur ses activités et celles de ses partenaires ainsi que sur les services et l’information que nous offrons concernant l’accès aux EPS.
• Pour repérer les erreurs, fraudes, vols et autres activités illégales et en protéger le PCAEPS et les tiers, et s’assurer que les politiques et obligations contractuelles du réseau des YMCA soient respectées.
• Pour comprendre et satisfaire vos besoins et ceux des fournisseurs et autres tiers, y compris communiquer avec lesdits tiers et procéder à des sondages, à des activités de recherche et à des évaluations.
• Pour recueillir vos renseignements personnels à toute fin à laquelle vous pouvez consentir de temps à autre.

 Personnes à qui nous transmettons vos renseignements personnels

Pour les motifs exposés à la section 3, le PCAEPS interagit et échange de l’information (y compris des renseignements personnels) « en cas de nécessité absolue » avec les tiers suivants et dans les circonstances mentionnées ci-dessous :

• Communication aux fournisseurs de services Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres entreprises qui fournissent des services en son nom, notamment : des imprimeurs d’étiquettes et de chèques, des fournisseurs de services, des vérificateurs, ses fournisseurs de logiciel (y compris ses développeurs et hôtes de sites Internet), des services de traitement de données, de gestion de documents et de bureau. Nous ne communiquerons avec ces entreprises que les renseignements dont elles ont besoin pour fournir le service et elles ne pourront les utiliser à d’autres fins.
     
• Communication à des organismes de recherche
  Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels, avec votre consentement explicite, à des organisations auxquelles la PCAEPS fait appel pour effectuer des recherches dans des domaines liés à ses activités et à ses objectifs, tels que les moyens d’aplanir les obstacles à l’accès à l’éducation postsecondaire.
   
• Communication à des fins promotionnellesNous pouvons communiquer vos renseignements personnels, avec votre consentement explicite, à des entreprises spécialisées dans les relations avec les médias avec lesquelles le PCAEPS travaille pour promouvoir ses programmes de bourses et ses lauréats.    
  
• Application de la loi et divulgation à des fins légitimes
  Le PCAEPS peut divulguer vos renseignements personnels : à une institution gouvernementale qui a fait valoir son pouvoir légal d’obtenir ces renseignements ou si le PCAEPS a des raisons valables de croire qu’ils pourraient être utiles dans une enquête sur une activité illégale; pour se conformer à une assignation, à un mandat ou à un ordre du tribunal, d’une personne ou d’une entité ayant le pouvoir d’exiger la divulgation de ces renseignements; pour se conformer aux décisions judiciaires concernant la présentation de rapports et d’information; à son conseiller juridique.

Le PCAEPS tient à exercer un contrôle étroit sur la façon dont vos renseignements personnels sont utilisés.

Contrôle des renseignements personnels

Vous avez le droit de vous « opposer » à certains ou à la totalité des motifs, des utilisations et des divulgations énumérés aux sections 3 et 4 précédentes.

Vous avez toujours la possibilité de nous aviser que nous pouvons uniquement utiliser votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, etc. pour vous fournir l’information ou le service dont vous avez besoin. Dans les envois par courriel, l’expéditeur sera toujours identifié, et vous pourrez toujours choisir l’option « se désinscrire ».

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles qui sont consignées dans nos dossiers et de corriger ces données, selon les indications présentées à la section 7.

Stockage de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont stockés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par le PCAEPS, lesquels sont situés dans ses bureaux ou dans ceux de ses fournisseurs de services. Pour accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la confidentialité du PCAEPS aux coordonnées fournies ci-après (voir la section « Pour renseignements »).

Comment accéder à vos renseignements personnels

Sur demande écrite de votre part, le PCAEPS, sous réserve de certaines exceptions, vous informe de l’existence de renseignements personnels qui vous concernent, de leur utilisation et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et vous permet d’y avoir accès. Les demandes d’accès aux renseignements personnels doivent être envoyées au responsable de la confidentialité.  Ses coordonnées figurent au bas de ce document.

Protection de vos renseignements personnels

Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels sous notre contrôle contre les pertes, l’utilisation à mauvais escient et les altérations. Nos politiques en matière de confidentialité sont révisées périodiquement et améliorées au besoin.  Seuls les employés et les fournisseurs autorisés ont accès à vos renseignements personnels. Le PCAEPS s’assure, au moyen d’ententes contractuelles, que les renseignements personnels de clients communiqués à des tiers aux fins de traitement sont protégés. Il utilise des réseaux de données sécurisés et protégés par des pare-feu conformes aux normes de l’industrie et des systèmes de protection par mot de passe.

Protection de la confidentialité et nos sites Internet

Le PCAEPS peut parfois recueillir des renseignements personnels par l’entremise de ses sites Web (« les sites »). La présente section contient de l’information à ce sujet.

a.  Les renseignements personnels que nous recueillons et notre façon de procéder
Le PCAEPS recueille et utilise divers renseignements personnels transmis par les utilisateurs des sites. Par exemple, avant que vous ouvriez une session comme membre de OnYVa ou que vous utilisiez les logiciels de planification de carrière de tierces parties, vous devrez établir votre profil personnel en fournissant vos nom, prénom, nom d’utilisateur, mot de passe et adresse électronique ainsi que l’année d’obtention de votre diplôme de secondaire, le nom de l’établissement scolaire que vous fréquentez actuellement et les noms de la ville et de la province où est situé l’établissement. Toute autre information saisie dans votre profil personnel est ajoutée soit par vous-même directement ou, à votre demande, par le personnel du PCAEPS.
En outre, lorsque vous enregistrez des éléments d’information dans une section du site, le logiciel associera automatiquement votre nom aux éléments d’information enregistrés. Cela signifie que les messages qui transiteront par les forums de discussions, par exemple, ne seront pas anonymes. Par conséquent, tout renseignement personnel contenu dans vos messages sera accessible à tous ceux qui ont accès aux sections protégées par un mot de passe de OnYVa, y compris au personnel du PCAEPS.
Enfin, le PCAEPS peut se servir du logiciel qui enregistre les adresses Internet (adresse IP) de l’ordinateur que vous utilisez pour vous connecter aux sites.

b.  Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels et à quelles fins?
Le PCAEPS utilise à plusieurs fins l’information recueillie. Par exemple, pour que certains éléments du site et des outils fonctionnent correctement, elle doit utiliser le minimum d’information contenue dans votre profil personnel, notamment votre nom, votre prénom et votre adresse électronique. De plus, le PCAEPS recueille et affiche cette information afin de faciliter le dialogue entre les membres. En outre, il collecte des données personnelles pour mieux connaître les intérêts des membres et des utilisateurs, pour communiquer avec vous et pour vous fournir des outils et un contenu personnalisés. Elle espère pouvoir se servir de ces renseignements pour créer de nouveaux services et élaborer de nouveaux programmes qui vous seront utiles.

Enfin, le PCAEPS met à jour certaines statistiques sur l’utilisation du site afin de tracer des portraits globaux de sa clientèle. Cependant, en raison de l’établissement de portraits globaux, ces statistiques sont anonymes et ne permettent en aucun cas d'identifier la personne.

c. Personnes qui ont accès à vos renseignements personnels
Une fois que vous avez donné votre assentiment à l’égard de la politique de confidentialité et des modalités d’utilisation, vous obtenez le statut de membre actif. À ce stade, toute information contenue dans votre profil personnel, à l’exception de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, peut être lue par les personnes et administrateurs autorisés, qui peuvent accéder à la section du site protégé par un mot de passe.

Les autres utilisateurs du site ainsi que le personnel du PCAEPS auront également accès à tout élément d’information que vous aurez enregistré sur le site, par exemple, dans les bases de données des groupes de discussion. Les employés, les fournisseurs de services et les bénévoles du PCAEPS qui ont besoin d’accéder aux sections protégées par un mot de passe pour offrir des services aux utilisateurs se verront accorder cet accès.

d. Sécurité
Le PCAEPS ne communiquera aucun renseignement confidentiel à un tiers sans avoir reçu au préalable l’autorisation de la personne concernée, sauf si elle y est forcée par la loi, une ordonnance de la cour ou un autre organisme gouvernemental chargé de faire respecter la loi. Par exemple, elle ne peut vendre vos renseignements personnels à des tiers ou à d’autres organisations ou échanger avec ces derniers vos renseignements personnels sans avoir obtenu au préalable votre consentement.

Pour des raisons évidentes, le PCAEPS ne peut contrôler l’utilisation que font d’autres membres utilisateur de l’information que vous enregistrez sur les sites, autrement qu’en leur demandant de se conformer aux modalités d’utilisation exposées ci-après. C’est pourquoi elle recommande que tous les membres fassent preuve de prudence lorsqu’ils envoient des renseignements qui les identifient lorsqu’ils communiquent avec d’autres utilisateurs, avec des groupes de ListServ ou dans des groupes de discussion.
L’accès à toutes les sections des sites qui contiennent des renseignements personnels, y compris votre profil personnel, est protégé par un mot de passe.

e. Façon d’accéder à l’information vous concernant contenue dans les dossiers du PCAEPS et façon de la mettre à jour
Au moment de leur inscription, les utilisateurs doivent choisir un nom d’utilisateur et un mot de passe; ce mot de passe doit être modifié de temps à autre afin de protéger l’accès à vos renseignements personnels. Pour des raisons de sécurité, votre mot de passe doit comprendre des lettres et des chiffres et ne doit pas correspondre à votre code utilisateur ni à toute autre combinaison alphanumérique facilement identifiable. Vous ne devez jamais divulguer votre mot de passe à quiconque.

En général, les membres peuvent accéder directement aux renseignements personnels les concernant, que le PCAEPS enregistre sur les sites, et mettre à jour ces renseignements simplement en accédant à leur profil personnel et en le modifiant. Cela dit, il se peut que vous ne puissiez modifier directement certains renseignements contenus dans votre profil personnel. Pour accéder à ces renseignements personnels ou les mettre à jour, veuillez communiquer avec nous. Consulter la section « Contactez-nous ».

f.   Modification à la politique de confidentialité
Le PCAEPS se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique de confidentialité en tout temps. Si elle apporte des modifications à la présente politique de confidentialité, elle affichera ces modifications sur son site Internet, et la politique modifiée ainsi que les modifications seront disponibles sur demande auprès du responsable de la confidentialité du PCAEPS. Cependant, le PCAEPS obtiendra les consentements nécessaires requis aux termes des lois applicables en matière de protection de la confidentialité si elle entend recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels vous concernant à des fins autres que celles pour lesquelles vous avez donné votre consentement, à moins de dispositions contraires requises ou autorisées par la loi.

g. Pour renseignements 
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques en matière de protection de la confidentialité, communiquez avec le Coordonnateur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

accesspartnership@ymcagta.org

(Toronto, Ontario) 416 928-3362 ext. 4140

Approuvé le 1 novembre 2009